den 15 januari 2003
På många företag, framför allt större företag, ersätter man manuella rutiner med automatiska funktioner och gränssnitt mellan system. Syftet är att effektivisera och minska antalet manuella moment som kan innebära risker.
Det är inte säkert att det bara är positivt. Jag har gjort en reflektion över hur jag uppfattar arbete nu jämfört med hur det var för tio eller femton år sedan. Då skedde mycket överföring av data mellan avdelningar inom företag på olika manuella eller halvmanuella sätt. Man skickade papper, ringde i telefon, faxade och så vidare. Nu sker nästan allt detta utan att man tänker på det. Ett system talar med ett annat och endast om något går fel blir en människa inblandad. Så ska det vara. Det är kostnadseffektivare och minskar risken för fel på grund av den mänskliga faktorn.
På den tiden då man gjorde detta för hand förekom det mycket mer mänsklig kontakt mellan avdelningar. Man ringde för att bekräfta att fax hade kommit fram eller för att lämna eller be om kompletterande uppgifter och så vidare. Med tiden lärde man känna motparterna och utbytte tankar om både det ena och det andra. Skvallrade lite. Ibland ringde man och ställde arbetsrelaterade frågor eller lämnade information om saker som låg lite utanför bådas ansvar men som man visste att någon kollega kunde ha nytta av.
Mycket av den här kontakten upphörde i takt med att automatiseringen spreds. Som jag ser det har våra personliga gränssnitt därmed förlorat en naturlig och betydelsefull kunskapskälla. Då förändringen har skett under så många år har det varit svårt att se den. På de flesta positioner har personalen bytts många gånger under den här tiden.
Nu märks det därför att personalen tycker att det är svårt att veta vart man ska vända sig för att få tillgång till en viss typ av kunskap och kompetens, men det verkar inte som om det görs någon koppling till automatiseringens framfart.
Jag tycker förstås inte att det är en bra idé att återgå till gamla rutiner. Det finns andra sätt att främja kontakter. Hos oss har vi nyligen infört Lotus Sametime, ett direktmeddelandesystem (instant messaging). Det kommer säkert att dröja innan det går att mäta en positiv skillnad i kunskapsgenomströmningen men jag tror att den kommer. Bra dokumenthantering är en annan sak som kan hjälpa kunskapsutbyte och det finns fler sätt.
