Apropå din senaste bloggning. Jag har suttit i många möten där status rapporteras i tur och ordning, och där man redogör för vad man gjort sedan sist och vad man har framför sig att göra. Är man 10-15 personer eller fler tar sådana möten lätt en hel förmiddag, med alla sidospår som uppstår längs vägen.

Jag gillar lösningarna som används av flera av agile-metoderna inom systemutveckling. De liknar det du föreslår men med en viktig skillnad: att det inte sker i form av meddelanden som skickas i någon form, varesig det nu är papperslappar som läggs på chefens skrivbord, mail som skickas, etc. Istället så "rapporterar" man till en allmänt synlig anslagstavla, whiteboard, eller liknande.

Alla på en avdelning kan då se läget för den egna avdelningen och för att få en överblick skulle det räcka med att gå runt och titta på allas tavlor, eller att en ansvarig för varje avdelning får rapportera på en tavla som representerar en större del av organisationen.

Det med smileys för att ange allmän status fick mig att tänka på metoden Feature Driven Development, där man indikerar status med olika färger. När man då tittar på alla olika projekt samtidigt så får man snabbt en bra känsla för läget: mycket grönt = bra, här och där kanske det finns röda boxar (representerar arbetsuppgifter, delprojekt, projekt, osv., beroende på nivå). Finns det många röda boxar är läget allvarligt, osv. Detta finns också i någon projektstyrningsmetod som säljs av Accenture, Seven Keys tror jag den heter.

Inom Extreme Programming representerar man uppgifter med registerkort. Det som återstår att göra skiljs åt från det som är klart. Genom att kasta ett öga på tavlan ser man direkt hur långt man har kommit. Här ingår även en samordningsaspekt, att en programmerare som avslutat en uppgift kan ta ett kort från ytan för ej påbörjade.

När man har en enkel men effektiv rapporteringsmetod för status kan möten ägnas åt andra saker. De statusmöten där man går runt bordet förmedlar sällan mer information än vad en sådan här lösning skulle göra, utan det blir ofta detaljutvikningar om saker som inte direkt rör andra närvarande. Jag tycker det är oerhört frustrerande och det är svårt att komma igång med sitt jobb efter att ha suttit ett par timmar i ett sådant möte.

Sedan ingår förvisso också att kulturen ska uppmuntra ärlighet/öppenhet, dvs. att ingen känner sig tvungen att rapportera status OK fastän man ligger efter och skulle behöva hjälp. Det är möjligt att en publik tavla i vissa fall kan vara att föredra i den aspekten, dvs. att vissa skulle ha lättare att vara ärlig om det är publikt, tillsammans med andra som kanske ligger efter, snarare än om det ska rapporteras till överordnad.